15/06/2018
7 min de lecture
Consulting

#NoEstimates ou l’alternative pour la prise de décisions

Si votre quotidien côtoie de près la gestion de projet informatique, vous savez combien sont importantes les estimations dans nos modes de travail. En effet, elles sont le centre des préoccupations car elles permettent la projection et la validation d'un lancement de projet, puis, son suivi dans le temps. On va même souligner le succès d'un développement logiciel si ses indicateurs réels correspondent à ce que l'on avait prévu initialement.


Les limites des estimations

Estimer revient à prédire l'avenir. Prédire, c'est inclure une part d'inconnu dans la valorisation du projet. Pour tenter de mieux maitriser cette part insaisissable, les méthodes traditionnelles de gestion de projet ont rationnalisé l'approche à coup de formules de calculs toutes propres qui sortent un résultat en jours/hommes.


Depuis les années 2000, les entreprises vivent de grandes mutations numériques et seule leur capacité d'adaptation au changement garantit leur survie.  Le canevas de travail Scrum propose, par exemple, une approche empirique de la gestion de projet, c'est-à-dire basée sur les faits et acceptant les imprévus du marché, de l'organisation, de l'équipe. Pourtant, bien souvent le constat reste le même : les équipes se confrontent à l’exercice des estimations. Le middle management s'efforce à faire remonter des chiffrages aux instances décisionnelles, tandis que les développeurs estiment avec timidité leur capacité à faire le travail lors des premières itérations. C’est parce que l’agilité permet de fréquemment revoir cette estimation à l’aune des mesures réelles, que progressivement l’équipe apprend à s’engager - et non grâce à un savoir-faire absolu d’estimateur.


C'est alors qu'en 2012, un geek américain nommé Woody Zuill, constate à quel point les organisations ont du mal à manipuler les estimations et lance alors un appel à la discussion dans un article qu'il poste sur tweeter avec le hachtag #NoEstimates. La toile s'enflamme immédiatement, le hachtag est repris en masse et les langues se délient sur ce vaste sujet.


Woody Zuill est venu pour la première fois à Paris en mai dernier, invité par Aubay pour animer un workshop auprès d'une trentaine de ses clients - managers des plus grandes entreprises du CAC 40. Il a alors approfondi sa réflexion et apporté quelques recommandations concrètes.


Trouver le meilleur moyen de prendre des décisions, sinon, estimer

Woody Zuill, riche de 35 ans d'expériences en programmation, constate que la plupart des projets ne finissent pas dans les temps / budgets - ou bien s'ils y arrivent, c'est au prix d'heures supplémentaires non enregistrées, de fonctionnalités laissées de côté. "Alors pourquoi continuons-nous d'estimer si cela n'a pas de valeur ?" nous demande Woody Zuill. Parce que les estimations nous aident à prendre des décisions. "Mais qu'y a-t-il de bon à prendre des décisions si les estimations se basent en partie sur l'inconnu ?" insiste-t-il. Parce que cela permet d'améliorer le contrôle et donc, de maitriser nos peurs face au changement.


Plutôt que d’estimer à tout prix pour améliorer le contrôle, Woody Zuill propose plutôt de minimiser nos dépendances aux estimations et de se concentrer sur des éléments concrets. Pour y arriver, il ne suffit pas d’appliquer les méthodes classiques ou de s’inspirer de l’expérience du voisin, non : il faut prendre du recul, explorer d'autres pistes, favoriser les échanges, prendre le temps d'être curieux pour trouver les solutions les plus appropriées au contexte particulier du projet en question.


Pour aider son auditoire, il présente trois réflexions possibles:


Favoriser l’apprentissage.

Les équipes projets concentrent leurs efforts pour prendre de bonnes décisions et minimiser le risque d’échec. Les estimations sont un moyen de prendre ces décisions. Or en réalité, nous remarquons que la plupart des décisions sont imposées par les circonstances du projet ou prises par défaut. L’important n’est donc pas de chercher à prendre de bonnes décisions mais de savoir apprendre de nos expériences pour nous ajuster et apporter les corrections qui mèneront vers de bonnes solutions. Woody Zuill rappelle que « c’est en travaillant, que nous découvrons le travail à faire. L’expérience révèle la réalité. » La réalité écarte l’inconnu, donc rassure nos peurs et notre besoin de contrôle.


Traiter les problèmes et non les symptômes.

Quand en fin de projet, l’équipe se rend compte que le travail réalisé ne correspond pas aux estimations données, bien souvent, elle tente de s’améliorer en se promettant de mieux estimer la prochaine fois. Pour Woody Zuill, la réponse n’est pas « de mieux estimer » mais de se demander « pourquoi avons-nous connu ce problème ? Sur quoi devons-nous travailler pour mieux avancer ? » Ainsi, l’innovation repose davantage sur des questions profondes que sur les réponses à nos symptômes.


Cibler les fonctionnalités à forte valeur

Selon Jeff Sutherland (auteur du Scrum Guide) « 80% de la valeur d’un produit se trouve dans 20% de ses fonctionnalités ». Woody Zuill se demande alors si nous n’aurions pas intérêt à concentrer nos efforts au développement de ces fonctionnalités plutôt que de passer du temps à les estimer. Pour ce faire, les équipes doivent livrer le plus régulièrement possible afin de réajuster le travail et les décisions en fonction de la valeur créée.


Woody Zuill a clôturé le Workshop en précisant que son expérience ne lui a pas prouvé que les estimations ne sont pas essentielles, en revanche, il a su réaliser et réussir de nombreux projets sans estimations. Libre à chacun, donc, de se cultiver et de réfléchir à ce qu’il y a de mieux pour son projet et ses équipes – et bien sûr de partager les bonnes pratiques avec la communauté #NoEstimates.

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