Business Case Aubay

La dématérialisation des factures pour un grand groupe bancaire : un levier de performance opérationnelle

La dématérialisation (numérisation des documents et automatisation de leur traitement) est clairement perçue par les directions financières françaises comme une solution d’amélioration de la performance opérationnelle. Ils sont de plus en plus nombreux à souhaiter recourir à la dématérialisation des factures afin de simplifier leurs processus et de réduire les coûts associés.

D’après une étude du cabinet de conseil EY, publiée en janvier 2014, 82 % des DAF français et 66 % des DSI sondés considèrent la dématérialisation des factures comme une priorité stratégique.

En effet, le traitement manuel a ses inconvénients. Lenteur, manque de visibilité sur le traitement, manque de visibilité sur les encours… C’est une tâche chronophage qui comporte toujours un risque d’erreurs de saisie.

  • La dématérialisation des factures présente beaucoup d’avantages dont :
  • La réduction des délais de règlement,
  • La réduction des risques d’erreur à priori (contrôles en amont),
  • La diminution du nombre d’avoirs (notes de crédit),
  • La réduction des coûts de la Poste et plus de pertes de courrier et d’émissions de duplicatas,
  • La conformité règlementaire, solution agréée par l’administration fiscale.

Le projet Aubay

Notre client a entrepris la revue de ses activités liées au traitement de ses factures fournisseurs, et a mis en oeuvre un plan d’amélioration et d’optimisation du traitement de celles-ci. Cette initiative fait partie d’une approche plus globale visant, d’un côté à l’amélioration de la qualité de service du département de comptabilité fournisseur vis-à-vis de ses clients internes, s’accompagnant notamment de l’optimisation et l’industrialisation des processus, et d’un autre côté du renforcement de la relation fournisseur et de l’amélioration du temps de traitement et de paiement des factures. Il a donc décidé de passer à la dématérialisation fiscale des factures fournisseurs, ce qui implique l’élimination des factures papier.

Aubay a mis en place une solution interne permettant de répondre aux exigences de ce principal acteur de la Banque.

Un nouveau cycle de vie pour la facture

Parmi les différentes voies possibles pour la dématérialisation des factures, Aubay a retenu l’EDI (Échanges de Données Informatisés). L’EDI permet des échanges de documents dématérialisés (commandes, factures, bons de livraison…) entre entreprises selon des normes techniques internationales de référence.

Aubay utilise quant à lui son outil interne pour la gestion de la facturation. Il offre les fonctionnalités de gestion des clients, des collaborateurs, des absences, des contrats / projets / Missions, des comptes rendus d’activité, des modalités de facturation…Il permet ainsi de générer à partir de toutes ces données, les factures clients. C’est en bout de processus, après validation des factures, que la solution d’extraction de celles-ci est implémentée pour la génération du fichier XML.

Afin de pouvoir extraire les factures et analyser leur statut après envoi à la plateforme EDI, Aubay a mis en place une interface WEB, via l’application GA- Gestion d’activité, qui permet de lister les factures sur une période, les sélectionner pour générer l’envoi au client via la plateforme EDI, contrôler leur état, « Accepté » ou « Rejeté ».

Afin que la plateforme soit exploitable, il a fallu procéder en interne à une normalisation de certaines données telles que le code entité, la TVA, l’adresse client. Les Business Units ont donc adopté la dématérialisation des factures depuis le début du mois de novembre 2015. Le module sera adaptable pour d’autres clients. En effet chaque client a ses propres exigences et cahier des charges pour l’établissement des factures.
L’outil étant souple, il promet une utilisation facile à ses utilisateurs et utilisatrices Aubay.

Aubay est entré en phase de production en octobre 2015 suite à la validation officielle de notre solution par le client. Suite à l’observation des objectifs attendus, le groupe Aubay a pour ambition de déployer cette solution prochainement à d’autres clients.

 

DématFactures_schéma

 

6 bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation des factures

  1. Visibilité et contrôle

Accéder à toutes les informations concernant les factures en cours de traitement, n° d’identifiant du fournisseur, montants dus, du statut du workflow, jusqu’à l’image réelle de la facture.

  1. Amélioration du revenu

Traiter plus de volumes à iso effectifs, remises pour paiement anticipé, suppression des pénalités de retard de paiement, des doublons de règlements et des factures erronées, tous ces facteurs contribuent de façon non négligeable à accroître la profitabilité de l’entreprise.

  1. Des rapports corrects, précis, en temps réel

Accéder en temps réel à toutes les statistiques, sous forme de diagramme, graphique et fichier.

  1. Conformité réglementaire

Bénéficier d’une traçabilité complète, un élément essentiel pour garantir votre conformité.

  1. Des coûts opérationnels réduits

L’automatisation du traitement des factures permet d’éliminer les tâches de saisie manuelles et réduit considérablement les temps de vérification des factures.

  1. Fini les pénalités pour retard de paiement !

Le workflow d’approbation automatisé permet de réduire de 50 à 80% le temps consacré à la validation des factures, permettant de régler les fournisseurs dans les temps impartis.