01/04/2019
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IT

L’Art d’organiser un PI Planning

Jean-Marc , RTE (Release Train Engineer) en clientèle depuis plusieurs mois, répond à nos questions sur la mise en œuvre d’un 1er Program Incrément Planning :


Pourquoi organiser un PI planning ?
Le PI (Program Increment) Planning est un des rituels les plus importants de l’Agile à l’échelle pour permettre la synchronisation inter-squads des trains.
L’agile à l’échelle est mise en place dès lors que plusieurs Scrum Teams ont des dépendances et des besoins de synchronisation. C’est alors que sont mis en place, avec toutes les Scrum Teams, des points de synchro trimestriels et aussi tous les rituels Agile Scrum avec les Scrum Masters de toutes les teams impactées.
Un train est une période de plusieurs semaines (12 en général), divisées en itération de 2 à 4 semaines. Il contient un ensemble de Features (fonctionnalités) priorisées par le métier et planifiées par les Scrums Team dans leurs itérations de train, en prenant en compte les dépendances et les risques identifiés.
Pour cela, nous avions besoin d’avoir la liste des Features en attentes de réalisation et le calendrier du prochain train pour que les squads IT les planifient, suivant leur vélocité.

Qui l’organise et comment ?
Le PI Planning est organisé avec le Product Owner (PO), le support des coachs Agile, le leader de la tribu et le RTE (Release Train Engineer).
L’organisation d’un PI Planning demande un délai de préparation, il concerne de nombreux intervenants et engage un planning de train sur plusieurs semaines.
Un premier atelier de préparation a lieu pour déterminer, avec le PO, les parties prenantes (Stakeholders) du PI Planning.
Ensuite, un atelier global de sensibilisation se tient en présence du PO, du leader de tribu, du RTE, des Scrums Master Business, des RTE des tribus avec qui nous avons des dépendances, des représentants de la relation client et des centres de compétences, des scrums master et des membres des scrums teams, sans oublier les Coachs Agile.
Le but de ce 1er atelier de sensibilisation est de présenter la mise en œuvre du 1er Program Incrément planning :
• Explication de l’agile à l’échelle dans ses grandes lignes
• Présentation des objectifs du PI Planning
• Présentation de sa préparation et de son timing
• Validation des parties prenantes au PI Planning
• Présentation du Product Backlog

Ensuite, il y a eu plusieurs ateliers individuels ou communs pour mieux expliquer le Product Backlog (PBL) aux différentes parties prenantes.


Le Product Backlog est partagé sur le réseau avec toutes les parties prenantes pour collaborer en toute transparence.
Nous avons raccroché très vite les autres écosystèmes en relation avec le nôtre pour qu’ils soient intégrés à la démarche et que leurs membres puissent remplir également le PBL pour les besoins les concernant sur notre produit.
Une fois les besoins décrits dans le Product Backlog, un atelier de valorisation métier (Business value en WSJF) a eu lieu avec toutes les parties prenantes, suivi d’un atelier de validation des priorisations globales.
Après tout cela, les dates du PI Planning peuvent être fixées et les invitations envoyées.

Quelle est l’expérience à retenir d’un 1er PI Planning ?
Nous retenons une première expérience de la mise en œuvre de l’Agile à l’échelle avec tout ce que cela comprend de partage sur les sujets de priorisation, d’estimation et de planification.
Cela permet un rapprochement encore plus important entre les métiers et les squads IT du fait de la présentation des sujets inscrits dans le Backlog Produit et la présence de tous les intervenants.
Cela permet également aux squads IT de planifier leurs 5 prochaines itérations d’un point de vue Change, et au Business de prévoir ce qu’ils pourraient attendre ou pas du train en cours.



Des objectifs atteints !
Le PI Planning du train est réalisé avec succès, et il est désormais utilisé pour en suivre l’avancement lors des Weekly Meeting.
Toutes les squads sont reparties avec leurs tickets pour les 5 prochaines itérations du Train.


D’autres PI Planning en perspective.

Un PI Planning sera organisé à chaque début de train.




Ecrit par Jean-marc, RTE Aubay
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